Gli edifici per uffici hanno forme e dimensioni diverse. Spesso ospitano apparecchiature costose e dati aziendali critici, oltre alla tua forza lavoro. Mentre molte aziende stanno diventando sempre più consapevoli della sicurezza informatica, è fondamentale che la sicurezza fisica non venga dimenticata. Le persone che entrano ed escono dal tuo edificio rappresentano ancora un rischio. I sistemi di controllo degli accessi limitano chi entra, dove può andare e quando può andarci. Quando si sceglie una nuova soluzione o si aggiornano apparecchiature, è essenziale farlo nel modo giusto.
Cos’è il controllo degli accessi ?
Il controllo degli accessi è un metodo per limitare quali persone possono accedere a quali spazi nei tuoi locali. È un campo ampio e variegato. Dai sistemi rudimentali in cui vengono rilasciate chiavi meccaniche a determinate persone, fino all’identificazione biometrica ad alta tecnologia, può essere difficile sapere da dove iniziare. Questo elenco ti aiuta a comprendere i fattori chiave da considerare quando sei alla ricerca di un sistema di controllo degli accessi per ufficio nuovo o aggiornato. Una volta che hai capito di cosa hai bisogno, è molto più facile confrontare le soluzioni e trovare quella giusta per la tua attività.
Quanti punti di accesso e porte interne sono da controllare ?
La prima cosa che devi valutare è la scala del tuo sistema di controllo degli accessi in ufficio. Hai bisogno solo di controllare una manciata di dipendenti che entrano dalla porta principale al mattino? O gestisci una grande sede con centinaia di dipendenti su piani e aree diversi? Le dimensioni del tuo progetto influenzeranno il tipo di sistema di cui hai bisogno. Una scelta che devi fare all’inizio del processo è tra controllo degli accessi autonomo o online. I sistemi autonomi sono gestiti direttamente nei punti di accesso e sono generalmente adatti a sedi più piccole con meno di 50 utenti. Al contrario, i sistemi online sono gestiti da un punto centralizzato tramite Internet. Ciò significa che per uffici più grandi con più personale e visitatori da gestire, tutto può essere fatto da un computer. Scegliere online o autonomo Scegliere online o autonomo
Quante persone utilizzeranno il sistema di controllo degli accessi ?
Il tuo sistema è solo per un piccolo team di personale permanente? O hai bisogno di gestire dipendenti in loco, team sul campo e visitatori frequenti? La quantità e la complessità della tua base di utenti sono fattori importanti nella scelta delle credenziali nel tuo sistema. Ad esempio, potresti volere che tutti inseriscano un codice tramite tastiera all’ingresso dell’edificio. Un metodo perfettamente valido da scegliere; ma immagina di avere 150 dipendenti che devono farlo tutti. Se una persona impiega dieci secondi, potresti ritrovarti con un arretrato di persone in attesa di entrare. Un classico sistema di scorrimento delle carte sarebbe molto più veloce ed efficiente per grandi uffici. Tuttavia, allo stesso tempo, più persone a cui dai le carte, più è probabile che dovrai occuparti di smarrimento, furto e danneggiamento delle carte. Qualcuno dovrà gestire e pagare per quell’attività amministrativa. Nel frattempo, i sistemi biometrici come gli scanner per impronte digitali non richiedono al personale di portare con sé una credenziale fisica o di ricordare un codice. In un grande sito aziendale, questa potrebbe essere una buona via di mezzo per te. Tuttavia, i sistemi biometrici possono avere un prezzo più alto.
Stai dando priorità alla sicurezza, alla praticità o al prezzo ?
L’equilibrio tra le esigenze aziendali e quelle degli utenti è fondamentale. Quando si progetta un sistema di controllo degli accessi, è necessario stabilire delle priorità.
Sicurezza
Se la sicurezza è la tua priorità principale, allora dovrai spendere di più per una soluzione tecnologicamente più avanzata. Forse opterai per l’autenticazione a più fattori o la crittografia avanzata. Un sistema del genere potrebbe anche richiedere agli utenti di scendere a compromessi sulla praticità. Se ci sono più fasi per ottenere l’accesso, ci vorrà più tempo per ogni utente per completarle. Le soluzioni di sicurezza più elevate potrebbero anche richiedere più tempo per elaborare i dati. Potrebbero essere solo pochi secondi per utente. Tuttavia, i vantaggi in termini di sicurezza della crittografia e della convalida potrebbero superare quel piccolo ritardo.
Comodità
Alcune aziende mirano a rendere la praticità il re. Potresti volere che il tuo personale utilizzi una singola tessera magnetica per entrare nell’edificio, pagare alla mensa e registrare il chilometraggio. Alcuni sistemi supportano persino le credenziali mobili. All’utente vengono assegnati diritti di accesso digitale su un’app sul proprio telefono e la utilizza per ottenere l’accesso. Questi sistemi probabilmente hanno un prezzo più alto, oltre a compiti amministrativi e di formazione aggiuntivi per gli utenti di bordo.
Prezzo
Se sei disposto a fare sacrifici in termini di alta tecnologia e sicurezza, allora il controllo degli accessi in ufficio può essere conveniente. Se sei una piccola azienda con una forza lavoro ridotta, potresti aver bisogno solo di controllare la porta d’ingresso. In tal caso, una tastiera e una serratura elettrica potrebbero essere tutto ciò di cui hai bisogno. Naturalmente, ciò sposta la responsabilità sugli utenti di ricordare il codice della tastiera. Ma, allo stesso tempo, i costi di manutenzione sono inferiori poiché non dovrai sostituire le tessere RFID perse o danneggiate.
Hai bisogno di un sistema piatto o di una gamma di livelli di accesso?
La complessità del tuo sistema di controllo degli accessi spesso aumenta con l’aumentare delle dimensioni dei locali. In un piccolo ufficio con solo dieci scrivanie, potresti dover concedere l’accesso solo alla porta d’ingresso. O forse tutto il personale può accedere alla porta d’ingresso ma solo il capo può accedere al proprio ufficio privato. Questi diversi set di autorizzazioni sono noti come livelli di accesso. Non esiste un modo “corretto” per organizzare i livelli di accesso: dipende interamente dalla tua attività. Immagina un locale di medie dimensioni con due piccoli uffici, un magazzino e una suite demo. Potresti volere che solo il personale del magazzino abbia accesso a quell’area e solo il team di vendita abbia accesso alla suite demo. Queste impostazioni sono configurate con livelli di accesso. In un edificio di grandi dimensioni, i tuoi livelli di accesso potrebbero essere molto complessi. Con più piani, diversi reparti e più livelli di gerarchia aziendale da tenere in considerazione, la configurazione del sistema richiede una riflessione dettagliata.
Come verrà gestito il sistema di controllo degli accessi dell’ufficio?
Esternalizzerai la gestione del tuo controllo degli accessi? O sarà responsabilità del personale interno? In tal caso, sono membri dedicati del team o stai assegnando compiti aggiuntivi ai ruoli esistenti? Quanto tempo occuperanno durante la loro settimana? In molte aziende, il controllo degli accessi è gestito da un addetto alla sicurezza o dal personale di front-of-house. È importante ricordare che più complesso è il tuo sistema, più tempo sarà necessario per gestirlo. In particolare nella fase di implementazione, dovrai dedicare molto tempo alla progettazione e al test del sistema e alla formazione degli amministratori.
Quanta gestione sei disposto ad assumerti ?
Tutte queste decisioni sono naturalmente collegate tra loro. L’onere amministrativo del sistema è intrinsecamente legato al tipo di sistema e alla modalità di convalida che scegli. Un sistema basato su tastiera richiederebbe semplicemente all’amministratore di fornire il codice. Probabilmente dovrebbe anche modificarlo regolarmente e comunicare le modifiche, per motivi di sicurezza. Un sistema di scorrimento delle tessere aggiunge un altro livello. L’amministratore dovrebbe tenere una scorta di tessere, emetterle agli utenti e gestire i casi di smarrimento, furto e danneggiamento.
Come registrerai gli utenti ?
È importante anche considerare la modalità di registrazione. Ciò dipende anche dal tipo di sistema e dalle credenziali scelte. Ad esempio, in un sistema autonomo di scorrimento delle tessere, l’amministratore deve registrare ogni nuova credenziale direttamente in ogni punto di accesso. Se hai solo una porta d’ingresso, non sarebbe così male. Se la receptionist deve visitare 30 porte diverse individualmente per registrare ogni nuovo utente, potresti dover ripensarci. Il controllo degli accessi online offre generalmente processi di registrazione più efficienti. In molte soluzioni, è possibile aggiungere al sistema speciali lettori di registrazione. Questi si trovano ovunque si trovi il computer di amministrazione principale e consentono di aggiungere nuovi utenti direttamente nel sistema. Non è necessario portare un nuovo dipendente a un punto di accesso attivo per registrare la sua impronta digitale: basta farlo alla reception e sono a posto.
Quali dati e informazioni devono essere fornite dal sistema ?
Un sistema elettronico genera necessariamente dati. Hai bisogno di tenere traccia del tempo e delle presenze quando i dipendenti timbrano l’ingresso e l’uscita? Hai bisogno di sapere che qualcuno era nel magazzino o che una persona specifica era nel magazzino? Una guardia di sicurezza dovrebbe essere avvisata se qualcuno tenta di entrare dopo l’orario di ufficio? Capire cosa vuoi che il tuo sistema ti dica è essenziale per scegliere la soluzione giusta per la tua attività. Come sempre, c’è un equilibrio da trovare. Maggiore è la granularità che desideri nei tuoi report, più tempo e investimenti richiederanno. Ma se il valore che ottieni da quei report supera quelle risorse, potrebbe valerne la pena.
Hai bisogno di includere delle funzionalità speciali ?
Le soluzioni di controllo degli accessi sono numerose e varie. Ognuna offre funzionalità e funzioni leggermente diverse. Ma alcune funzionalità speciali sono importanti da considerare:
Anti-passback
Una sfida molto comune per il controllo degli accessi negli uffici è la condivisione delle credenziali. L’anti-passback impedisce che la stessa tessera venga strisciata due volte in un breve lasso di tempo. Ciò significa che un dipendente non può strisciare la propria tessera per ottenere l’accesso e poi passarla a qualcun altro per utilizzarla di nuovo. Aiuta anche a prevenire il tailgating, in cui gli utenti seguono semplicemente un’altra persona in un’area protetta.
Integrazione con videosorveglianza
Hai bisogno che il tuo sistema si integri con le tue telecamere TVCC o ANPR in loco? Alcune soluzioni, come ATRIUM, consentono integrazioni che migliorano notevolmente la visibilità del tuo sito. Ad esempio, se qualcuno tenta di forzare l’apertura di una porta, l’amministratore riceve immediatamente un pop-up del feed CCTV in tempo reale in quell’area.
Integrazione con sistemi antifurto
Ogni locale commerciale dovrebbe essere dotato di sistemi di allarme antincendio e antifurto. Hai bisogno che funzionino insieme alla tua soluzione di controllo degli accessi ? Se suona un allarme antincendio, tutte le porte dovrebbero essere immediatamente sbloccate per una evacuazione immediata del personale nelle aeree di ritrovo.
A te la parola !
Implementare un sistema di controllo accessi non è mai facile. Con così tante cose da considerare contemporaneamente, è fondamentale cercare il supporto di un installatore esperto per il tuo progetto. Tuttavia, andare sul mercato con un’idea chiara di ciò di cui hai bisogno renderà tutto più semplice.